Introductie van de organisatie 

Servicepunt71 is sinds eind 2022 een shared service organisatie voor de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Zoeterwoude en Oegstgeest. Ook werkt Servicepunt71 voor het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland, waarin nog eens 13 gemeenten verenigd zijn. Gemeenten kunnen bij Servicepunt71 terecht voor alle dienstverlening op het gebied van HRM, Financiën, Inkoop, Facilitaire zaken, ICT, Informatiemanagement en Juridische zaken. 

Servicepunt71 is op weg naar een toekomst waarin de route niet bepaald wordt door wat op korte termijn speelt maar waarin de route gestuurd wordt door een ICT architectuurvisie en -strategie en waarbij een architectuur roadmap aangeeft hoe de gewenste eindsituatie wordt bereikt. 

Aanleiding 

Solventa is in het najaar van 2022 gevraagd om de ICT Architectuur voor een gemeentelijk samenwerkingsverband te actualiseren. Het interne architectuurteam wil graag bijdragen aan een gebalanceerde en gerechtvaardigde veranderagenda van de hele organisatie en wilde middels een kortlopend traject hier een eerste invulling aan geven.  

 Vraagstelling en doelstelling 

Deze actualisatieronde bestond uit het opstellen van de ICT architectuurvisie, de vertaling ervan in een ICT Architectuur strategie en de doorwerking daarvan in een ICT architectuur roadmap. Na de verkenningsfase bleek dat de opdrachtgever de sterke wens had om langs de as van verschillende inhoudelijke thema’s de uitwerking te doen. Per thema zou er een visie, architectuur en roadmap moeten komen. Tot slot zouden deze losse thema’s integraal worden verwerkt in de architectuur.
De geselecteerde thema’s waren inhoudelijk zeer uiteenlopend. Van cloud, sourcing en data-gedreven werken tot digitale werkplek, integratiearchitectuur, common ground, GDI en Informatieveiligheid, privacy en IAM.  

Aanpak inclusief praktische deliverables 

We hebben in onze aanpak en benadering de thema’s in samenhang beschouwd en hun onderlinge relaties benoemd. In onderstaand figuur is de samenhang gevisualiseerd. 

Samenhang van de architectuurthema’s
 

Op basis van die samenhang hebben we sommige thema’s geclusterd. De thema’s data-gedreven werken, integratie, GDI en common ground zijn allen onderdeel van hoe Solventa naar data(-architectuur) kijkt. En ja, Common Ground is breder dan ‘data’ maar bij dit vraagstuk lag hier wel de nadrukkelijke focus op. Voor deze 4  thema’s zijn visie en roadmap items niet los van elkaar te zien. Zodoende zijn deze thema’s in de roadmap onder een spoor gebracht. 

De vraagstelling leidde tot een aanpak waarin Solventa met een team deze opdracht heeft uitgevoerd. De thema’s zijn zo uiteenlopend van elkaar waardoor het bijna onmogelijk is om de specialistische architectuurkennis en -ervaring bij een of twee personen te vinden. In totaal hebben 7 architecten aan de uitvoering van deze opdracht bijgedragen.
Per thema is een collega-architect betrokken met thema-specialistische kennis. Een kernteam bewaakte de opdrachtplanning en -uitvoering en bracht integrale samenhang in de verschillende thema-uitwerkingen. Het kernteam heeft vanuit deze uitwerkingen een samenhangende roadmap gemaakt. 

Om per thema een visie, architectuur en roadmap op te stellen is ervoor gekozen om de volgende aspecten per thema te beschrijven; gebaseerd op ons Solventa denkraam: strategie, kaders, soll en acties. In de strategie en kaders worden de visie en uitgangspunten uiteengezet. Deze strategie wordt vervolgens in de SOLL architectuur uitgewerkt tot principes en kernmodellen. De werkzaamheden om tot deze SOLL architectuur te komen worden dan geformuleerd in acties op de roadmap. 

De meeste thema’s zijn uitgewerkt middels workshops waarin we samen met een brede vertegenwoordiging van de opdrachtgever de uitgangspunten, principes en roadmap items hebben geïdentificeerd. Deze zijn verzameld op A0-posters die wij vaker gebruiken tijdens dergelijke workshops.
De resultaten van de workshops zijn daarna samengevoegd met de thema-specifieke visie en kennis die wij als Solventa hebben om zo tot een afgewogen einduitwerking per thema te komen. 

Resultaat 

Als Solventa waren we in staat om binnen 50 mensdagen een samenhangende ICT-Architectuur op te leveren met diepgang op de diverse thema’s en samenhang op de roadmap. Voor ieder thema heeft het team een gedetailleerde uiteenzetting gemaakt met:  

• architectuurvisie in de vorm van referentiemodellen, Solventa denkramen, andere raamwerken en bijbehorende definities 
• uitgangspunten die relevant zijn bij het thema 
• architectuurprincipes die geldig zijn bij het thema 
• belangrijke kernmodellen die nodig zijn om het thema verder uit te werken 
• roadmap items om deze visie en uitwerking verder vorm te geven 

Daarnaast is een integraal samenhangende roadmap gemaakt waarop alle veranderinitiatieven in een logische volgorde zijn samengebracht. 

De opgeleverde stukken leggen voor Servicepunt71 een duidelijke basis neer voor de verdere doorontwikkeling van hun informatievoorziening

Impact 

De opgeleverde stukken leggen voor Servicepunt71 een duidelijke basis neer voor de verdere doorontwikkeling van hun informatievoorziening. Door middel van een architectuurvisie en de uitwerking in een architectuurstrategie en architectuur roadmap heeft SP71 inzicht gekregen in de inhoudelijke samenhang tussen de verschillende thema’s en is in staat gesteld hierop te gaan sturen.