Generatieve AI voor betere inzichten en strategische besluitvorming

Bij Solventa helpen we organisaties bij het oplossen van complexe bedrijfsvraagstukken door de slimme inzet van onze architectuurkennis. Steeds vaker gebruiken we hierbij AI-tools om ons werk efficiënter en effectiever te maken. Deze tools zetten we zowel individueel én als organisatie in. Recent hebben we in nauwe samenwerking met The Automation Groep een geavanceerde AI-tool ontwikkeld die strategische documenten van onze opdrachtgevers kan verwerken, analyseren en daarmee waardevolle inzichten genereert. Deze tool biedt diepgaande analyses en stelt onze opdrachtgevers én onszelf in staat om sneller en beter onderbouwde beslissingen te nemen.

De uitdaging: complexiteit in strategische documenten

In ons werk moeten we vaak navigeren door grote hoeveelheden strategische documenten met daarin Mission statements, Vision statements, beleidsdoelstellingen en kernwaarden. De documenten zijn regelmatig versnipperd over meerdere afdelingen en vormen niet altijd een samenhangend geheel, wat de bruikbaarheid aanzienlijk beperkt.

Tot nu toe moesten we deze informatie handmatig samenvoegen, wat tijdrovend, foutgevoelig en inefficiënt kan zijn. Naarmate organisaties groeien, worden de documenten steeds complexer, wat de toegankelijkheid en bruikbaarheid ervan nog verder bemoeilijkt. Bovendien leidt de enorme hoeveelheid aan documenten ertoe dat belangrijke inzichten gemakkelijk over het hoofd worden gezien. Dit vergroot de kans op verkeerde beslissingen en vertraagt het strategisch handelen van een organisatie.

Ook zijn de vorm en inhoud van de strategische documenten vaak ongestructureerd. Beleidsuitingen, kernwaarden en (strategische) doelen zijn terug te vinden in verschillende documenten en diverse formats, waaronder Word, PDF of Excel, wat het handmatig doorzoeken en structureren van deze gegevens uitdagend maakt. 

De oplossing: AI-gedreven documentanalyse en inzichten

Onze generatieve AI-tool biedt een oplossing voor deze uitdagingen. Deze oplossing maakt gebruik van geavanceerde Large Language Models (LLMs) en Retrieval Augmented Generation (RAG) om strategische documenten te doorzoeken, relevante informatie te extraheren en te categoriseren binnen het GEA-framework. Dit proces stelt onszelf en onze opdrachtgevers in staat om strategische beslissingen te baseren op de meest actuele en samenhangende informatie en daarmee risico’s te verkleinen en kansen beter te benutten.

1. Consistente structuur: De tool zorgt voor een consistente en overzichtelijke structuur waarin elke uitspraak te herleiden is naar de bron en het paginanummer. Dit vergroot niet alleen de transparantie, maar verbetert ook de onderbouwing van beslissingen. De gestructureerde aanpak maakt het eenvoudiger om verbanden te leggen tussen verschillende documenten en uitingen. Hierdoor worden tegenstrijdige beleidsuitingen sneller zichtbaar en kan er proactief actie worden ondernomen om deze te harmoniseren. 
2. Verhoogde besluitvormingsefficiëntie: De tool stelt gebruikers in staat om sneller inzichten te verkrijgen door relevante informatie uit strategische documenten te destilleren en deze op een overzichtelijke manier te presenteren. Dit versnelt het besluitvormingsproces aanzienlijk, doordat gegevens sneller beschikbaar zijn en beter kunnen worden geanalyseerd. Hierdoor kunnen organisaties sneller reageren op veranderingen in de omgeving en proactief kansen benutten.
3. Efficiëntie door automatisering: De tool verwerkt strategische documenten die terug te vinden zijn in bijvoorbeeld Word, PDF, Excel en webpagina’s. Door middel van AI worden Mission statements, Vision statements, beleidsdoelstellingen en kernwaarden automatisch herkend en in het juiste kader geplaatst. Teams kunnen zich hierdoor richten op strategische taken in plaats van op ‘administratief’ werk, wat de productiviteit verhoogt en ruimte creëert voor innovatie. Door de tijdswinst die wordt gerealiseerd, kan de focus verschuiven naar taken met een hogere toegevoegde waarde, zoals het uitwerken van langetermijnstrategieën en het ontwikkelen van nieuwe businessmodellen.
4. Betere risico-identificatie: Naast het stroomlijnen van processen en het verbeteren van de besluitvorming, biedt de tool ook geavanceerde mogelijkheden voor risico-identificatie. Door de automatische analyse van strategische documenten worden potentiële risico’s eerder gesignaleerd, wat organisaties in staat stelt om deze sneller aan te pakken en zo eventuele problemen te voorkomen. Hierdoor kunnen organisaties proactief risicomanagement uitvoeren, wat de stabiliteit en continuïteit van de bedrijfsvoering ten goede komt.

Voordeel voor de opdrachtgever

Deze AI-tool maakt enterprise architectuur efficiënter en strategischer. Met deze tool kun je:

• Sneller inzicht krijgen: Waar het voorheen dagen of zelfs weken kostte om de juiste informatie uit strategische documenten te halen, kan dit nu binnen enkele minuten worden gedaan. Het team kan dit overzicht vervolgens binnen een dag of enkele dagen verwerken tot een samenhangend en gedragen geheel, waardoor de besluitvorming verbetert en aanpassingen sneller en meer in samenhang kunnen worden doorgevoerd. 
• Betere samenhang creëren: Inzichten worden samengebracht binnen een centraal (GEA) framework, wat helpt om cohesie en alignment te verbeteren. Wanneer alle strategische elementen op één plek zichtbaar zijn, kun je beter prioriteiten stellen en bepalen welke initiatieven elkaar versterken. Dit zorgt ervoor dat alle teams in de organisatie dezelfde richting uit werken, wat (vanzelfsprekend) cruciaal is voor het behalen van de bedrijfsdoelen.

De AI-assistent categoriseert informatie snel en nauwkeurig, zodat je meer tijd hebt voor strategische taken die écht waarde toevoegen. Door de automatische verwerking en categorisatie van documenten wordt de complexiteit beheersbaar. Dit maakt het makkelijker om verbanden te leggen tussen verschillende aspecten van de organisatie en effectief in te spelen op uitdagingen en kansen. De ondersteuning die de AI-tool biedt, vergroot de effectiviteit van enterprise architecten door hen te ‘bevrijden’ van routinematige taken, waardoor zij zich volledig kunnen richten op waardevolle strategische analyses.

De volgende stap in onze dienstverlening

Wij zijn ervan overtuigd dat de integratie van (generatieve) AI in ons dagelijkse werk een belangrijke vooruitgang betekent voor onze dienstverlening. Het stelt onze opdrachtgevers in staat efficiënter te opereren en strategische keuzes (nog) meer gefundeerd en proactiever te maken. Deze tool helpt niet alleen bij het structureren van informatie, maar biedt ook nieuwe inzichten die voorheen (mogelijk) over het hoofd werden gezien. Met de ontwikkeling van deze tool zetten we als team en organisatie een gezamenlijke stap in het benutten van de kansen AI. De ontwikkeling van andere AI-toepassingen staat al op de planning, daarover meer in 2025. 

Ben je benieuwd naar wat deze technologie voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op.