Aanleiding
In de eerste helft van 2023 heeft Solventa de gemeente Utrecht ondersteund bij het opstellen van een organisatiebrede architectuur voor het thema ‘informatiebeheer’.
Informatiebeheer is een belangrijk thema dat bijna in alle gemeentelijke processen een rol speelt. De digitalisering van de maatschappij gaat in sneltreinvaart door. Gemeente Utrecht dient grip te houden op alle data en informatie die in de organisatie aanwezig zijn, door de organisatie stromen of gebruikt worden binnen gemeentelijke processen. Deze verplichting heeft ze vanuit wetgeving; de wet schrijft voor dat bepaalde informatie duurzaam toegankelijk is en daarvoor moet dus archivering ingericht worden. Naast archivering is het verplicht dat ook specifieke informatie tijdig vernietigd wordt. Een complex geheel van regels dat geïncorporeerd dient te worden in de vele samenwerkende applicaties van gemeente Utrecht.
Vanwege het organisatiebrede belang en de onderliggende complexiteit is ervoor gekozen om juist voor dit thema de eerste thema-architectuur van gemeente Utrecht te schrijven.
Aanpak
Deze thema-architectuur beschrijft de kaders en richtlijnen voor het professionaliseren van Informatiebeheer over de gehele breedte van de gemeentelijke organisatie.
Hierbij is in de uitwerking rekening gehouden met de geldende wet- en regelgeving (zoals de Woo en Archiefwet) en het verdere beleid en de staande architectuur van gemeente Utrecht (zoals Common Ground en Zaakgericht werken). Deze thema-architectuur maakt duidelijk wat de veranderopgave is voor de gemeente Utrecht en hoe dit in behapbare blokken via diverse programma’s opgepakt kan worden.
Om tot het resultaat te komen is bestaande documentatie bestudeerd (zoals Strategisch kader Informatiebeheer, Enterprise Architectuur Utrecht, Data referentie- & doelarchitectuur en Cloud Strategie), is rekening gehouden met vigerende wetgeving (zoals AVG, Archiefwet, Woo, BIO, Wep), zijn de referentiemodellen geraadpleegd (zoals NORA, GEMMA en DUTO) en zijn de nodige frameworks gehanteerd om structuur aan te brengen in het complexe vraagstuk. Het resultaat houdt tevens rekening met het bestaande applicatielandschap en bestaande rollen en verantwoordelijkheden. Uiteraard is een flinke groep stakeholders geïnterviewd en betrokken geweest bij de totstandkoming van de architectuur. Solventa heeft deze thema-architectuur met 2 architecten in een doorlooptijd van 4 maanden kunnen opstellen. Hierbij is nauw en plezierig samengewerkt met één van de architecten van de gemeente, die als opdrachtnemer voor de thema-architectuur fungeerde.
Resultaat
Er zijn gemeentebrede architectuurkaders en -richtlijnen voor informatiebeheer vastgesteld in de vorm van een thema-architectuur. Hierdoor wordt er richting gegeven aan hoe het ICT-landschap er uit moet zien om informatiebeheer op een juiste manier uit te kunnen voeren, op zo’n manier dat de gemeente Utrecht aan wettelijke verplichtingen kan voldoen en medewerkers voldoende ondersteund worden bij de uitvoering van hun werkzaamheden.
Daarnaast is ook een pad naar realisatie van de gewenste situatie in de vorm van een roadmap en transitie-architecturen uitgewerkt. Dit heeft geleid tot houvast voor bestaande programma’s en kandidaat projecten.
Impact
De opgestelde thema-architectuur heeft gemeente Utrecht gebracht wat ze wilden bereiken. Er ligt nu een samenhangend integraal plan dat richting geeft aan informatiebeheer als geheel én dat is geaccordeerd door de stakeholders. Het helpt uitstekend om elkaar goed te begrijpen en om gezamenlijke standpunten in te nemen waarmee het een organisatiebreed draagvlak creëert. Vanuit deze architectuur kunnen verschillende programma’s en projecten met de juiste kaders en richting uitgevoerd worden (bijvoorbeeld voor de werkzaamheden t.a.v. de ondersteuning Wet Open Overheid).
Bijkomend voordeel is dat bepaalde discussies niet telkens opnieuw gevoerd hoeven te worden (aangezien het nu is uitgedacht en is opgeschreven) en diverse visualisaties beschikbaar zijn waardoor afstemming binnen de organisatie efficiënter kan verlopen.
Bij het opstellen van de thema-architectuur is de aansluiting gezocht bij de GEMMA, aangevuld met specifiek voor de gemeente Utrecht van belang zijnde functies en building blocks. Hierdoor is deze thema-architectuur als referentie-architectuur te gebruiken binnen andere gemeenten.
Lees ook de blog Tot je nek in de data – Solventa om meer te weten te komen over onze zienswijze op dit boeiende thema.
